ביאקובסקי 10-12-14-16-18 - כתב הסמכת נציגי הבית המשותף והתחייבותם כלפי הדיירים

הסמכת נציגי הבית המשותף

• אני ממנה ומיפה את כוחם של חברי הנציגות לפעול לקידום הליך קבלת הצעות מחברות יזמיות/קבלניות המתאימות לביצוע הפרויקט ולייצג אותנו בהליך מו"מ, מול היזם שיבחר באסיפת בעלי דירות, לצורך גיבושו של הסכם מפורט לביצוע הפרויקט.
• מובהר, כי חברי הנציגות לא יהיו רשאים להתקשר בשם יתר בעלי הזכויות בבניין בהסכם מחייב מול היזם והחתימה על ההסכם המפורט עצמו תעשה על-ידי כל אחד מבעלי הזכויות בבניין.
• אסיפת בעלי הזכויות בבניינים ביאקובסקי 10-12-14-16-18 (או במתחם ביאקובסקי) תהא רשאית להחליף את חברי הנציגות בהחלטה שתתקבל ברוב רגיל. 
• בעלי הזכויות בבניין מאשרים כי ידוע להם שחברי הנציגות מבצעים את הפעולות כאמור בצורה וולנטרית ללא תמורה בכסף או בשווה כסף או תמורה אחרת, וכל זאת לטובת כלל בעלי הזכויות בבניין.

• לאור הכמות הגדולה של הנציגים בבניינים הללו, וכדי לשמור על אחידות אל מול הבניינים האחרים במתחם (אחידות לכל חלקה), מתוך נציגי הבניינים ייבחר נציג אחד לנציגות של כלל המתחם (או לחילופין לבניין תהיה זכות הצבעה אחת בנציגות המתחמית).

אנו מתחייבים לפני דיירי הבית המשותף בכתובת האמורה לעיל כדלקמן:

1. לפעול בשקיפות וללא משוא פנים לייצוג מרב האינטרסים והדעות בבית המשותף.
2. לפעול לקידום הפרויקט ומימושו אגב סיפוק מיטבי של הצרכים ושל הרצונות של מרבית הדיירים בבניין.
3. להימנע מיצירת כל קשר עם גורם יזמי, לרבות מארגנים, בהקשר של הפרויקט הרלוונטי, שלא במסגרת נציגות הבית המשותף.
4. להימנע מכל שימוש בעמדת הנציגות להשגת מטרות אישיות באופן שאינו שקוף.
5. להצהיר בפומבי, ובפרט בפני יתר הדיירים, על כל ניגוד עניינים או חשש לניגוד עניינים.
6. לפעול לעדכון שוטף של דיירי הבניין על התקדמות הפרויקט (פרוטוקולים של ישיבות, החלטות ואישורים שהתקבלו וכיו"ב).
7. לתפקד כחלק מגוף מתווך הפועל להפצה של מידע ולסיוע בקבלת החלטות, ולא כגוף הפועל לקבלת החלטות חשובות בשם הדיירים בבניין.

• איסוף מידע תוך כדי למידה והתייעצות עם אנשי מקצוע.
• גיבוש תוכנית עבודה מסודרת לנציגות, הכוללת את המשימות, את זמני הביצוע ואת האחראי לביצוע. ניתן להיעזר בדוגמא לתוכנית עבודה לנציגות של הרשות להתחדשות עירונית.
• סיוע בארגון הדיירים ובניית הסכמות ביניהם.
• ביצוע פעולות בשם הדיירים לצורך בירורים, העברת מידע רלוונטי והנגשתו לדיירים והנגשת תהליך ההתחדשות העירונית למען הדיירים.
• עדכון שוטף של הדיירים על סטטוס הפרויקט. כדי להנגיש את המידע לכלל הדיירים מומלץ להשתמש באמצעים מגוונים, כגון קבוצת וואטסאפ, אתר אינטרנט ייעודי, דואר אלקטרוני, שיחות טלפון, מכתבים בתיבות הדואר והודעות על לוח המודעות בבניין.
• כחלק מהנגשת המידע והעדכון השוטף על הנציגות לפעול לתרגום לשפות ככל שנדרשו בבניין. אפשר להיעזר בדיירים אשר ישתתפו בנציגות ויוכלו לתווך ולתרגם את המידע לשפות שאינן עברית. ניתן להסתייע במינהלת העירונית  על מנת לתרגם את המסמכים הנוגעים לתהליך בחירתו של עורך דין מייצג לדיירים וכן לבחירת היזם.
• איסוף מידע על צרכים מיוחדים ושוטפים של הדיירים בנוגע לפרויקט, סוגיות שעולות מדיירים ומענה הולם במהלך כל התהליך, ולא רק בעת ההתקשרות החוזית. בהקשר זה אפשר לפעול בשיתוף פעולה עם היועץ החברתי ועם המנהלת העירונית לשיקוף הצרכים ולפיתוח פתרונות.
• תיעוד מסודר של ישיבות ומפגשים.
• הבאת סוגיות מהותיות להחלטת בעלי הנכסים. 

• הליך מסודר ומעמיק של בחירת אנשי מקצוע מלווים, הכולל קביעת קריטריונים, איתור, מיון ובחינת המלצות.
• הליך קבלת הצעות (מכרז קטן), או כל הליך בחירה מוסדר אחר לבחירת עו"ד המייצג את בעלי הנכסים. הנציגות תעלה לפני בעלי הנכסים מספר עורכי דין אשר עמדו בקריטריונים, והבחירה הסופית תיעשה באספת בעלי הנכסים.
• ליווי עורך הדין המייצג את בעלי הנכסים בהליך קבלת הצעות (מכרז קטן), או כל הליך בחירה מוסדר אחר לבחירת היזם. הנציגות תעלה לפני בעלי הנכסים מספר יזמים אשר עמדו בקריטריונים, והבחירה הסופית תיעשה באספת בעלי הנכסים.
• ליווי תהליך המשא ומתן וההתקשרות החוזית עם היזם, לצד עורך הדין שנבחר לייצג את בעלי הנכסים.